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·  关于印发《江苏省建设工程声像档案收集归档管理细则》的通知
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    目 录
   
    一、馆、室职责
    1、靖江市城建档案馆职责
    2、综合科工作职责
    3、业务指导科工作职责
    4、业务管理科工作职责
    5、声像室工作职责
    6、编研科工作职责
    7、信息中心工作职责
    二、岗位职责
    1、馆长岗位职责
    2、副馆长岗位职责
    3、办公室人员工作职责
    4、财务人员工作职责
    5、业务指导科科员工作职责
    6、业务管理科科员工作职责
    7、声像人员工作职责
    8、编研室人员工作职责
    9、信息中心人员工作职责
    10、接待查档人员工作职责
    11、档案管理人员工作职责
    三、业务工作制度
    1、档案库房保管制度
    2、档案库房安全消防制度
    3、档案库房管理制度
    4、声像档案管理制度
    5、档案查阅制度
    6、档案借阅制度
    7、档案接收制度
    8、档案整理著录制度
    9、档案鉴定销毁制度
    10、档案统计制度
    11、档案保密制度
    12、档案信息化保密制度
    13、图书资料借阅制度
    14、设备管理制度
    15、声像设备管理制度
    16、计算机管理制度
    17、机房管理制度
    18、网站管理制度
    四、文明服务承诺
    1、文明用语
    2、文明服务忌语
    3、服务承诺
    4、行为规范
    5、服务细则
    (1)业务指导规范化服务细则
    (2)档案利用规范化服务细则
    6、服务公示
    (1)城建档案办事流程
    (2)建设工程档案专项验收业务流程
    7、服务效能监察制度
   
   
   
    (一)馆、室职责
   
    靖江市城建档案馆工作职责
   
    1、宣传、贯彻、执行有关城建档案工作的法律、法规和方针政策;
    2、收集和保管全市永久和长期保存的城建档案及有关资料;
    3、对接收进馆的档案、资料进行科学管理,积极开展利用工作,为城市建设和社会提供服务;
    4、开展声像和地下管理档案工作,生动形象地多门类地积累城市建设档案材料,不断丰富馆藏,并根据城市建设、管理和科研工作的需要,开展编研工作;
    5、对城市建设单位的城建档案工作进行业务指导和检查监督,并参加城市建设工程的竣工验收,审查和接收永久、长期保存的城建档案;
    6、负责全市城建档案工作人员的业务培训工作。
   
   
    综合科工作职责
   
    一、负责本馆规章制度的制定、修改与贯彻。
    二、负责本馆的行政、后勤和财务的管理,发挥综合部门的作用,协调与各部门的工作。
    三、负责起草本馆的工作计划和总结、报告等文件,做好本馆文件的收发、打印、整理和归档工作。
    四、严格执行财务制度和财经纪律,做好本馆的财务工作;做好固定资产的管理工作,负责本馆办公用品和设备器材的保管、发放和登记工作。
    五、负责本馆的印章管理工作。
    六、负责召集馆内各类会议,做好记录,督促贯彻会议决定事项。
    七、负责外来人员的接待工作;负责接待和处理群众来信、来访。
    八、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    业务指导科工作职责
   
    一、认真贯彻落实《档案法》、《江苏省城建档案管理办法》等相关法律法规,做好宣传工作,提高全社会依法治档的意识。
    二、负责监督和指导列入城建档案馆接收范围内的竣工档案,做好收集、接收和审核工作。
    四、监督和指导全市范围内的城建档案业务工作。
    五、负责馆内工作人员和建设单位档案管理人员的业务培训工作。
    六、做好建设工程档案管理“三书”制度的落实工作,即《建设工程档案报送责任书》、《江苏省建设工程档案专项验收意见书》、《建设工程档案接收证明书》。
    七、严格按照法规、制度和工作规定,做好对外服务工作。
    八、参与对有关业务法规及技术规范、规程的编制和修订。
    九、承办馆领导交办的其他工作。
   
    业务管理科工作职责
   
    一、负责各类城建档案、资料的分类、整理和立卷工作,并做好进馆档案、资料的交接工作。
    二、负责入库档案保管期限与密级的划分、著录标引、扫描和入库排架,并做好台帐工作。
    三、负责档案资料的查阅利用与接待工作,做好保管利用的登记和统计工作,做好利用效果反馈汇编工作。
    四、编制档案的总目录和分类目录。
    五、熟练运用档案管理软件,开展档案的著录和数字化工作。
    六、保持库房整洁和设备完好,做好档案案卷的保护工作,做好档案库房“十防”(即防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作,确保档案资料的安全。
    七、及时检测、记录、开关除湿机、空调机、温湿度记录仪等设备,保证库内温湿度等指标达到要求。
    八、对已到保管期限的档案提出鉴定建议,并参加鉴定工作。
    九、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    声像室工作职责
   
    一、负责拍摄、收集和接收反映全市城市规划、建设、管理活动的各类声像档案资料,并做好编目归档工作。
    二、负责工程竣工项目声像档案的审核验收工作,并跟踪拍摄重点工程开工、施工过程、竣工验收时的声像资料。
    三、有计划地拍摄录制反映城市变迁的原貌和新貌。
    四、利用馆藏声像资料,编辑制作反映城市建设成就的各种专题片,更好地为社会提供服务。
    五、按规定使用声像设备,并负责对设备的保养、维护和检查工作
    六、完成馆领导交办的其他任务。
   
    编研室工作职责
   
    1、掌握城市建设动态、及时了解城市规划、建设和管理的有关信息,负责城建档案(文字、图表、数据、图片等)资料的编纂。
    2、畅通信息渠道,广泛收集、精心筛选有关资料并汇编成册。
    3、负责编写专题性质的综合分析,综合绘制、汇编、汇集城建档案。
    4、熟悉馆藏,积极开发,全面分析,开拓创新,提高编研成果质量。
    5、负责与全国各城建档案馆进行信息、情报资料的交流工作。
    6、负责本馆的图书、资料的征订、收集工作。
    7、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    信息中心工作职责
   
    一、负责本馆信息化发展的规划与实施工作。
    二、负责城市地下管线档案管理系统的维护与更新。
    三、负责工程项目电子档案的审核验收工作,为电子档案的报送提供业务指导和技术咨询服务。
    四、负责馆局域网、网站的建设、管理、维护与更新。
    五、负责各类档案应用系统的开发、建设与管理。
    六、负责城建档案的数字化建设;负责城建档案数据库(包括声像档案)的维护管理工作;负责收集城建数字化多媒体信息,研究汇编有关资料成果。
    七、定期进行数据备份,确保数据安全。
    八、负责本馆计算机、网络及配套设备的维护保养工作。
    九、完成馆领导交办的其他任务。
   
    (二)岗位职责
   
    馆长岗位职责
   
    一、认真贯彻执行党和国家的路线、方针和政策,贯彻城建档案工作的各项法律、法规。
    二、全面负责本馆工作,重点抓好本馆业务、安全、行政管理和思想政治工作。
    三、组织全馆人员开展城建档案的收集、整理和利用工作,逐步实现现代化的管理手段。
    四、定期组织本馆职工学习业务知识,开展对外交流,对本市城建档案工作进行指导、监督和检查。
    五、参加建设工程竣工验收,按标准组织接收档案进馆。
    六、带领全馆人员围绕每年工作重点,统筹安排工作计划,完成当年管理目标责任和上级下达的任务。
    七、负责全市城建档案法规、规章的建设,完善馆内规章制度,坚持依法治档,按章办事。
    八、处理对外重要事务,完成上级领导交办的其他任务。
   
   
    副馆长岗位职责
   
    一、协助馆长制定业务工作计划、规范、制度等,并对业务工作情况进行考核、检查,解决档案业务工作中出现的问题。
    二、负责做好城建档案的接收、整理、利用及现代化管理工作。
    三、负责城建档案法律、法规和业务规范的宣传、培训工作。
    四、负责对住建系统建设档案工作进行业务指导,组织业务培训和经验交流活动。
    五、组织做好档案信息资源的开发利用工作。
    六、定期对接收、整理的档案资料进行检查、验收。
    七、指导参与城建档案编研工作,大力开发介绍馆藏城建档案信息资源,为上级领导决策和城市建设服务。
    八、完成领导交办的其他任务。
   
   
    办公室人员工作职责
   
    一、负责召集馆各类会议,并督促检查各项制度和会议所定事项的贯彻执行情况。
    二、承担本馆工作计划、总结、通知、财务管理等有关文件的起草和文书处理工作。
    三、拟定本室全年工作计划,确保如期完成各项任务。
    四、做好本馆的印章管理工作。
    五、负责馆内的安全卫生和后勤接待工作。
    六、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    财务人员工作职责
   
    一、认真贯彻国家在财经方面的有关方针和政策,按照财务制度办事。
    二、负责编制、执行财务计划、预算、稽核、报销,做好财务分析工作。
    三、负责编制各类财务报表,加强预算管理,认真编制部门预算。
    四、按照现行会计制度,根据记帐凭证,做好结帐工作。
    五、妥善保管会计凭证、账簿、报表等财务档案。
    六、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
   
    业务指导科科员工作职责
   
    一、努力学习城建档案工作理论知识,熟练掌握业务工作技能。
    二、负责与建设单位签订《建设工程档案报送责任书》,对建设单位进行业务咨询服务。
    三、深入施工现场,对建设工程档案工作进行业务指导和现场检查,确保进馆档案的质量。
    四、认真做好工程档案的接收、审核和移交工作,移交、接收手续完备。
    五、接收与收集除工程档案以外的,应归档的其他城建档案资料。
    六、加强电子档案、管线档案的收集与指导工作。
    七、及时、认真做好各类台帐的记录及电脑录入工作。
    八、树立服务理念,为建设单位及社会各界提供优质服务。
    九、完成领导交办的其他任务。
   
   
    业务管理科科员工作职责
   
    一、努力学习城建档案工作理论知识,熟练掌握各业务环节的工作要求和有关技能。
    二、认真做好各项档案、资料的签收登记工作,以及科学分类、整理、编目、划分密级和保管期限、著录标引、入库排架等工作。
    三、负责档案、资料的调阅利用工作,及时掌握利用需求,提高管理水平,保证服务质量。
    四、协助做好《档案利用效益汇编》、《馆内事务》、《城市建设基础数字汇编》等编研工作。
    五、认真做好档案案房温湿度记录,及时开关库房相关的设备,确保库内温湿度等指标达到规定要求。
    六、按照要求做好档案库房的日常管理、清洁和安全工作。
    七、负责档案、资料的整理、修复、裱糊和档案扫描工作。
    八、及时做好档案、资料的保管与利用登记和统计工作。
    九、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    声像人员工作职责
   
    一、努力学习城建档案工作各项业务,熟练掌握业务工作技能。
    二、及时掌握城市建设管理的动态信息,认真做好各类城市建设活动声像档案跟踪拍摄工作,并有计划的编制电视专题片。
    三、认真做好工程竣工项目声像档案的接收、审核验收工作。
    四、按规范使用照相机、摄像机、非编等声像设备,注重保养,使设备处于良好工作状态,不出人为事故。
    五、对拍摄的声像档案要及时整理、编目入库,同时做好数字化工作。
    六、负责声像室的清洁卫生和防火防盗工作,不得从事与工作无关的活动。
    七、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    编研室人员工作职责
   
    一、努力学习城建档案工作各项业务,熟练掌握业务工作技能。
    二、负责编研课题的调研、资料收集、撰写和编辑工作。
    三、做好《档案利用效益汇编》、《馆内事务》、《城市建设基础数字汇编》等编研工作。
    四、熟悉馆藏,积极开发,全面分析,开拓创新,提高编研成果质量。
    五、负责本馆的图书、资料的征订、收集工作。
    六、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    信息中心人员工作职责
   
    1、努力学习网络信息新理论,及时把握发展新动态,确保本馆网络信息工作跟上形势的需要。
    2、认真钻研网络信息技术和计算机新技术,爱护各项设备,熟练掌握计算机软、硬件操作规程,做到科学准确、运用自如、快捷方便。
    3、保持与外界相关单位的信息联系和沟通,取长补短,相互借鉴,促具有进自身发展。
    4、加强计算机局域网的安全管理与维护,奠定计算机使用与管理规定,指导全馆信息技术工作。
    5、做好全市地下管线档案管理系统的维护与更新。
    6、负责工程项目电子档案的审核验收工作,为电子档案的报送提供业务指导和技术咨询服务。
    7、提高保密意识,采取有效措施,防止泄密现象发生。
    8、完成馆领导交办的其他任务。
   
   
    接待查档人员工作职责
   
    一、认真学习《档案法》、《江苏省城建档案管理办法》及本馆制定的所有规章制度,使城建档案工作更好地为社会服务。
    二、忠于职守,遵守纪律,实事求是,不弄虚作假。
    三、熟悉业务,努力提高自身的理论水平和业务能力。
    四、积极参与库房档案的管理。
    五、热情周到地为查阅者提供利用服务,做到及时准确,并提高查准率和查全率。
    六、复制档案资料应严格按照《档案查阅制度》,复制密级文件、资料时,须事先报请有关领导批准。
    七、保持接待场所的整洁,不得在禁烟区域内吸烟。
   
    (三)业务工作制度
   
    档案库房保管制度
    一、遵守国家关于档案安全保密的规定和《档案室库房安全消防制度》,自觉维护档案的安全和完整。
    二、加强入库档案的保护工作,落实防盗、防光、高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施。
    三、严格控制进库档案质量,对不符合进库条件的档案资料一律禁止入库;对新增加和调出的档案要认真履行清点交接手续。
    四、档案库房应保持适宜的温湿度,温度在14-24℃,相对湿度45-60%,定期做好测量记录,对不适宜的温湿度要及时予以控制和调节。
    五、档案架及案卷的排列、存放,应按分类统一编号,保持整齐、有序。档案资料调阅后要及时入库上架。
    六、非库房管理人员不得进入库房,凡参观进行业务交流人员,须经有关领导同意,并由库房管理员陪同方可进入库房。
    七、库房管理人员下班时要关窗锁门,切断工作电源,保管好钥匙。
    八、每年要对档案保管的状况进行一次全面检查,发现问题及时报告,并采取改正的补救措施。
    九、定期做好库房卫生保洁工作,保持库房清洁整齐。
   
   
    档案库房安全消防制度
   
    一、档案库房管理人员要认真做好档案保护工作。做好防盗、防火、防潮、防晒、防蛀、防霉变等工作。
    二、库房区严禁烟火。库房和办公室等工作区杜绝火源,不准吸烟,禁止存放易燃易爆及有腐蚀性的物品。
    三、库房内消防器械设备应定期检查,及时发现和排除险情,消除隐患,以确保档案安全。
    四、下班前必须关锁门窗,切断工作电源。
    五、定期执行安全检查制度。每季度组织有关部门对库房消防设施进行检查、维护,每年进行一次综合性检查。
   
   
    档案库房管理制度
   
    一、档案库房由专人负责,管理人员应具有高度的责任心,严格执行各项管理制度。
    二、做好档案进出库房登记工作,并进行科学排架保管,档案利用后应严格检查并归还至原位。
    三、非档案管理人员,不得擅自进入库房;若因工作需要,须经管理人员同意后登记入库。
    四、加强对库房空调、去湿、消防等设备的管理与维护,保证库内温湿度等指标达到要求。
    五、确保库房安全,落实防潮、防火、防光、防尘、防霉、防虫、防盗、防高温、防有害气体等措施。
    六、每年对库房档案盘点不少于一次,确保帐物相符。
    七、定期做好库房卫生保洁工作,保持库房清洁整齐。
    八、建立档案交接、销毁、统计及利用等记录台帐。
   
    档案管理制度
   
    一、城建档案按工程项目进行管理
    二、对接收的案卷进行系统化的整理,保持文件之间的历史联系,充分利用原基础,分门别类进行编目,便于保管和利用。
    三、编制多种检索工具,有计划地实行档案检索工具的标准化、系统化。
    四、对城建档案状况定期检查,对褪变破损档案及时采取抢救措施。
    五、做好城建档案的鉴定工作,对保管期满的档案及时登记造册,写出销毁报告,经批准后销毁。
    六、认真做好城建档案的移交工作,严把质量关,及时办清交接手续,做好档案的规范化、标准化工作。
    七、对城建档案进行科学管理,做好档案的安全保管、保密工作。
    八、做好城建档案的提供利用工作,熟悉馆藏,提高查全率、查准率,做好利用效益登记、反馈调查。
    九、对城建档案的数量和鉴定、保管、利用情况及利用人员状况等进行科学的统计,以便更好的研究城建档案工作规划,提高科学管理水平。
   
   
    声像档案管理制度
   
    一、声像档案是馆藏档案的一部分,其收集、整理、保管、利用必须遵循声像载体的特点和规律,由声像档案工作人员专门负责。
    二、声像档案要按照其管理办法,进行分类、排列、编目和入库保管。
    三、声像档案库房温度应保持在14℃-24℃,相对湿度应保持在40%-60%,并有“十防”等安全措施,保持库房的整洁并确保声像档案的安全。
    四、建立声像档案统计制度,做好声像档案库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计上报工作。
    五、管理人员应定期检查声像档案的保管情况,每年全面清点一次,发现破损或变质的声像档案要及时修补和复制。
    六、声像档案保管实行定期检查制度。照片档案每隔两年进行一次抽样检查,五年内进行一次全面检查;录音带、录像带每隔一年倒带一次,每四年转存一次;光盘每隔五年试放一次。
    七、归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、清洗、消磁和涂改。销毁声像档案必须经过鉴定,报馆领导审批,并登记造册。
   
   
    档案查阅制度
   
    一、查阅档案须持单位介绍信或本人身份证、户口簿等有效证件,方可查阅档案,并办理查阅登记手续。
    二、对档案资料需复印或拍照时,可提出申请,经批准后复制。凡要作为证明材料的复制件,须经领导同意或批准后加盖城建档案馆业务专用章,方为有效。
    三、档案资料原则上不外借,特殊情况需借出时,必须经馆领导批准,并办理外借登记手续。归还时,接待人员要认真检查清点,确认无误时才予注销;发现短缺、涂改、污损等情况,要及时向馆领导报告。
    四、查阅其他单位未公开的档案资料,必须取得该单位的书面同意才能进行查阅利用。
    五、查阅者对档案要自觉爱护,不得在档案资料上批注、涂改、勾划、撕页、裁页、裁剪和折叠、损坏,违者追究其责任。
    六、在查阅档案时,严禁吸烟,并保持室内安静和清洁。
    七、档案管理人员要加强对档案利用的监控,以确保档案的安全。
    八、档案查阅者有义务协助本馆将利用效果及时反馈。
   
   
    档案借阅制度
   
    一、馆藏各类档案、图书、资料原则上不对外借阅,特殊情况需借阅,须经馆领导批准,在档案借阅登记簿签字后方可外借。
    二、借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借应办理续借手续。
    三、借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾划、裁剪、抽取、拆散、翻印、摄影、转借或损坏。否则,按违反《档案法》、《保密法》的有关事项,追究当事人责任。
    四、借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即向馆领导报告。
   
   
    档案接收制度
   
    一、贯彻执行国家、省有关城建档案工作的法律、法规,按照《靖江市城建档案管理办法》的接收范围,认真做好档案资料的接收工作。
    二、接收档案时,做到态度热情、服务周到。
    三、认真审核建设单位移交的档案资料,按照规范严格把关,确保进馆档案质量。
    四、在接收档案时需认真办理交接手续,填写《建设工程档案接收证明书》,及时移交档案管理人员,立卷入库。
   
   
    档案整理著录制度
   
    一、及时核对《城建档案接收目录》。
    二、对报送的各类档案,按照《江苏省城建档案案卷质量标准》和《建设工程文件归档整理规范》进行整理组卷,并由专人审核检查组卷情况。
    三、严格按档案业务标准整理立卷,卷内文件材料要排列规范有序,图纸折叠符合规范。对破损、污染的文件材料和图纸,没有进行修补或除污的,不得整理归档。
    四、已整理完毕的档案编目,登记后入库保管,并录入计算机。
    五、档案整理工作要认真、细心,做到字迹端正,符合规范,案卷装订整洁美观,按国家标准进行著录。
    六、根据档案工作实际情况,安排专人整档;档案积存较多时,组织全馆人员进行整理。
    七、档案在工程竣工验收后三个月内立卷归档入库。
   
   
    档案鉴定销毁制度
   
    一、档案鉴定销毁工作,由馆领导和档案业务管理人员组成的鉴定销毁领导小组负责。
    二、档案鉴定工作以档案密级划分和保管期限的规定为基本依据,定期对超过保管期限的档案进行审查鉴定。
    三、坚持以全面、历史、发展的观点对档案价值进行鉴定,鉴定小组根据鉴定结果写出鉴定报告。
    四、对确定销毁的档案拟销毁清册,送鉴定销毁小组审批,报上级主管部门备案。销毁外单位移交保管的档案资料,应征得该单位同意。
    五、销毁档案时应严密组织,慎重实施,指定专门的监销人和销毁人,并在销毁清册上签字。
   
    档案统计制度
   
    一、认真做好各项业务工作基本情况和档案资料保管利用情况的统计,做到登记及时、数字准确,利于改进和提高城建档案管理水平。
    二、综合科负责统计的内容:
    1、根据上级建设和档案行政主任部门的规定,完成综合统计年报。
    2、按年度统计设备的增减量。
    3、图书资料统计:按购买、移交和本馆整理等情况,统计年度增、减数及总数。
    三、业务指导科负责统计的内容:
    1、年度接收工程档案项目、卷数。
    2、年度业务指导的内容、次数。
    四、档案管理科负责统计的内容:
    1、档案的数量统计:凡入库和出库档案,以及馆藏档案(按分类目录和总目录)每年统计一次。
    2、利用情况统计:每月对查档人次、单位、调档数、查阅
    目的、利用效益等分别进行一次统计,并做好上半年和半年的统计汇总。
    3、扫描统计:按工程机统计扫描印案卷数及页数。
    4、鉴定工作统计:每次组织档案鉴定后,应记录其类别、数量、保管期限、鉴定人及情况说明,并建立目录和清册。
    5、保管状况统计:按年度检查档案损坏情况,统计损坏数并说明原因,以便及时补救。
    6、库房温湿度统计:每日记录库内温湿度,按月进行统计。
    五、声像室负责统计的内容:
    1、摄录像:每半年对本馆拍摄制作的资料片、专题片的内容、时间进行一次统计。
    2、摄影:统计本馆拍摄的底片、照片数量及收集、征集的底片、照片数。
   
    档案保密制度
    一、严格遵守党和国家有关安全保密规定以及本馆制定的密级划分规定,防止失密、泄密事件发生,确保档案安全。
    二、凡到本馆阅档者,必须执行查阅制度和保密制度。
    三、绝密档案原则上不向外提供,机密档案查阅不得摘抄、复制,更不允许剪裁、拆散。
    四、馆内工作人员不准将档案带离档案馆,不准利用职务之便私自复制档案或擅自扩大档案利用范围,对违反者视情节轻重予以处罚。
    五、利用者对所借档案文件、技术图纸等应妥善保管,及时归还不得转借他人,不得出卖档案复制件。
    六、凡经鉴定确无保存价值的档案材料,必须登记造册,经领导审批,到指定场所监销,不得随意乱扔、自行销毁。
   
   
    档案信息化保密制度
   
    1、涉及保密和不开放档案的计算机信息系统,采用身份识别、访问控制、加密存储和传输、防电磁泄漏等安全措施。档案管理系统访问采用权限管理,不得越权操作。
    2、涉及保密和不开放档案的计算机信息系统,不得直接或间接地与电子政务外网,国际互联网等公共信息网相连接。
    3、数据库未采取安全保密技术防范措施的不得链入局域网、公共信息网等网络。
    4、上网公开发布档案目录或全文信息,必须按照保密规定。经管领导批准方可发布。
    5、未经馆领导审批,任何人不得在网上发布、谈论、和传播涉及保密和不开放档案的内容及信息
    6、发现档案信息泄密情况要及时采取补救措施,并及时向馆领导报告。
   
   
   
    图书资料借阅制度
   
    一、借阅图书、资料,必须办理借阅手续。
    二、借阅图书、资料,每次借阅不超过两册,借阅时间不超过十天。延长借阅,应办理续借手续。
    三、借阅的图书、资料应妥善保管,不得勾画、圈点。如有遗失,加倍赔偿。
    四、属于不外借的图书、资料,不得借出,在阅览室阅读。
    五、借阅的图书、资料,如长期拖欠,经催还索取仍不归还者,管理人员有责任向其领导报告,督促其及时归还。
   
    设备管理制度
   
    一、设备购置要及时登记,收集保管好说明书、配件和软件,建立设备台账档案。
    二、操作人员上岗前应经过专业培训,具备操作技能,确保政党使用设备,避免因操作不当而损坏设备。
    三、每台设备的使用与保管必须落实到科室和个人,明确责任。如因人为使用不当损坏设备,要追究责任人的经济责任,防止损坏和遗失。
    四、根据使用说明要求,做好设备保养和台账记录工作,定期不定期检查设备完好情况,发现性能变化,送专业部门检修,努力延长设备使用寿命。设备维护保养的内容包括:
    1、对防火、防盗设备定期检查、检测;
    2、对档案装具定期除尘和检查维修;
    3、对消毒设备定期检查维修,及时更新防虫防霉药剂;
    4、对声像设备定期维护保养;
    5、对计算机系统定期维护保养,及时更新升级;
    6、对复印机、扫描仪、工程机及声像设备定期维护保养。
    五、本馆设备不予外借,特殊情况需经领导批准,否则由此造成的损失,由责任者予以赔偿。
    六、设备到期老化或损坏不能正常使用,必须按制度要求报废。
    七、对电源线路应加强检查维修,避免因电源故障而损坏设备,遇有雷雨天气时,应及时断开相关设备的电源,避免雷击。
   
    声像设备管理制度
   
    一、声像设备是声像档案工作人员完成本职工作的专门工具,应爱护设备,熟练掌握设备的操作要领,尽量延长设备使用寿命。
    二、要按照设备说明书要求管理设备,安全使用、存放,经常擦试维护保养,使其时刻处于正常工作状态,确保随时完成工作任务。
    三、声像设备只限本馆人员工作时使用,不得外借他人。如遇特殊情况需要外借,应经馆领导批准,并办理手续,送还时应仔细查验,确保完好无损。
    四、声像制作设备,应按照计算机安全管理的要求,做好安全保密,防止病毒入侵,防止失泄,确保声像档案资料和存储数据的安全。
    五、建立健全设备管理台账,详细记载设备购进名称、型号、时间、经办人、设备金额,使用维修状况及报废日期,以备查考。
   
    计算机管理制度
   
   
    一、计算机机操作人员必须严格遵守计算机操作规程,非计算机机室工作人员不得随意进入计算机室,更不得上机操作,任何人不准将软件、硬件外借。
    二、专人使用电脑设备,定期检查机器运行情况,并进行保养,非本馆工作人员不得上机操作。
    三、馆内联网的机器不准使用外来软件,严格执行网络安全事项。
    四、严禁在计算机上进行娱乐活动,严禁使用非工作性质的软盘、光盘等,严防病毒侵入。
    五、禁止获取与本人工作无关的网络信息,未经批准,任何人不得对外提供信息。
    六、经常打扫计算机室(房)卫生,时刻保持计算机室(房)的整洁和合适的温湿度。
    七、计算机发生故障,应立即报告,查明原因,正确排除。因操作失误,致使数据丢失、硬盘损坏等问题,将视情节轻重,予以处理。
    八、下班后应关闭电源,做好防火,防盗工作。
   
    机房管理制度
   
    一、根据国家《计算机站场地安全要求》和《计算机站场地技术条件》等国家标准对机房和设施进行安全建设和管理。
    二、各部门必须指定专门的机房管理人员,非机房工作人员未经允许不准进入。
    三、机房内应保持整洁,严禁吸烟、吃喝、聊天、会客、睡觉。不准在计算机及工作台附近放置可能危及设备按群的物品,严禁将易燃易爆和强磁物品及其它与机房工作无关的物品带人机房内。
    四、计算机机房建立“运行日志制度”,对网络运行做好监控,并按日志要求做好记录。
    五、计算机机房的路由器、交换机和服务器以及通信设备,是信息化的关键设备,任何人不得自行配置或更换系统参数。
    六、计算机机房的环境由管理人员负责管理和维护,应满足相关计算机机房的标准要求,保持规范,整洁。
    七、严禁未经检查的软件或数据文件上机操作或上网下载来源不明的软件,避免病毒感染。严禁将未经确认无病毒的软盘、光盘、U盘,移动硬盘等存储介质带入机房,未经允许不准将机器设备和数据带出机房,外借资料和设备应经馆领导批准并做好记录。
    八、认真做好机房内计算机及设备的驱动程序、保修卡、使用手册等随机文件的保管,备份数据必须安全存放、保管、防止丢失,作废资料严禁外泄。
    九、外单位人员因工作需要进入机房时,本单位机房管理人员必须在场,并遵守机房管理规定,不得单独操作服务器、防火墙等网络设备。
    十、机房处理网络配置,密码设备等安全事务时,不得允许无关人员进入现场。
   
   
    网站管理制度
   
    一、网站的宗旨在于宣传国家和地方关于城建档案的法律、法规、方针、政策,工作动态,档案馆建设,以及与城建档案相关的其他信息,为社会公众提供城建档案信息查询服务。
    二、网站信息发布须履行严格的审定制度,发布信息内容应经馆领导同意审定,网站工作人员个人无权擅自发布信息。否则,造成不良影响或突出严重后果,将追究个人责任。
    三、未经公开的档案信息不得发布,违背知识产权保护的档案技术信息不得发布,属于保密范筹的档案档案信息不得发布。
    四、保持网站重要数据的完整性、真实性,并做好备份工作,配合各类安全检查。
    五、发现有非法入侵的,应立即中止其非法行为,及时向网络安全领导管理领导小组报告,并保留原始记录,重大事件要通过组织立即报告当地公安机关,以打击违法犯罪行为。
    六、网站管理员应加强对网站的维护,保障网站正常运行,方便公众访问。如遇特殊故障不能开通,应立即报告,并采取有效措施,在最短时间内消除故障并及时开通。
    七、网站信息内容应每月进行一次更新,重要信息内容应随时更新,确保网站内容丰富、发布及时。
    八、用户在网站上留言必须遵纪守法,文明健康,不得危害国家安全,泄露国家秘密,不得侵犯国家、社会、集体和公民的合法权益,不得宣传淫秽、色情、暴力、凶杀、恐怖、教唆犯罪,散布谣言,扰乱社会秩序。否则,网站管理员有权及时删除。
   
    (四)文明服务承诺
   
    文 明 用 语
   
    1、请、您好、谢谢、对不起、再见。
    2、受话时,要主动报上单位、科室及说话人姓名。
    3、如果对方找其他人时,受话人应说“好,请稍等”。
    4、如果对方找的人不在,受话人应说“×××现在不在,有什么事我可以转告或帮助解答吗?“
    5、通话结束,对方说“谢谢”,受话人应说“不用谢,再见”。
   
   
    文明服务忌语
   
    1、不知道。
    2、这事我不管,你找别人。
    3、急什么,没看我正忙着吗?
    4、我就这态度,有意见找领导。
    5、别罗嗦,不好办就是不好办。
    6、怎么给你讲了几遍了,你还不懂。
    7、墙上贴着呢,自己看。
    8、喂!哪位,给我喊××接电话!
    9、真烦人,你找错啦!
    10、现在下班了,你明天再来。
   
    服 务 承 诺
   
    1、使用文明规范用语,热情接待,实行首问负责制。
    2、签订《建设工程档案报送责任书》当天办理。
    3、对在建工程开工前、施工中和验收前进行业务指导服务。
    4、档案专项验收,在两个工作日内完成。
    5、接收档案在两个工作日内完成交接手续。
    6、档案利用,随到随查,可以电话咨询、网上查询。
   
   
    行 为 规 范
   
    1、使用规范用语,对来馆办事人员热情接待,实行首问负责制。
    2、能讲清城建档案业务程序,耐心细致解释,明确提出相关要求,提高办事效率。
    3、服装整洁,仪表大方,举止文明,挂牌上岗,主动自我介绍,团结协作,不相互推诿。
    4、遵纪守法,依法管档,不利用工作之便谋取私利。
    5、虚心听取服务对象意见,自觉接受社会监督,加强政治业务学习,不断改进工作方法。
   
    服 务 细 则
   
    业务指导规范化服务细则
   
    1、建立与重点工程相适应的服务机制,确立快速、有效、优质、奉献的业务指导服务目标。对在建的工程实行目标管理,责任落实到人。
    2、对在建工程必须进行3次以上的业务指导。工程开工前、施工中和竣工验收前三个阶段必须实施业务指导。
    3、工程前期档案业务指导,要告知建设单位《建设工程质量管理条例》、《江苏省工程建设管理条例》、《江苏省城建档案管理办法》中工程档案报送规定、国家标准《建设工程文件归档整理规范》的具体内容、江苏省建设工程档案专项验收标准和要求,了解工程进度情况,指导落实建设单位档案工作,审查工程前期文件材料的完整情况。
    4、工程施工阶段业务指导,审查工程应形成的档案资料完整情况,提出档案整改意见,确定档案专项验收时间和竣工图编制工作。
    5、工程档案专项验收,应在工程验收15日前进行。根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》的要求,全面审查档案齐全情况,审查竣工图编制质量,提出整改意见,出具《江苏省建设工程档案专项验收意见》。
    6、参加工程竣工验收,检查档案整改情况,组织档案报送工作。
    7、接到建设单位报送的档案资料,2个工作日内,复查档案完整、准确、规范情况,出具《建设工程档案接收证明书》。
   
    档案利用规范化服务细则
   
    1、为了向公众提供快速、准确、便捷的档案利用服务,制定本服务规范。
    2、接待档案利用者,首先进行问候,然后询问利用需求(主要是查明档案利用是否属于资质审查范围)。
    3、根据不同的利用目的,要求利用者出示相关的证件。利用一般档案,只需出示身份证或单位介绍信;属于控制范围的,需要根据档案资料审查制度,出示相关证件,如产权证、购房协议、执法证、工作证等;律师查阅档案的,除查看律师证外,还需查看办案委托书。
    4、请利用者填写查阅登记表。
    5、按要求不能有零散档案。
    6、应向利用者讲明查阅注意事项。
    7、查阅过程中,接待人员不应离开阅档室,以随时提供相关服务。
    8、对利用完毕的档案应进行检查,看是否缺页、破损、有无涂改等问题。
    9、若需复制查阅档案,应按照收费标准收取费用。作为凭证的档案复制件,加盖档案资料专用章。
    10、对未查到所需档案者,应做好解释工作,并提供进一步查询的线索。
    11、请利用者填写反馈意见表,对接待工作和利用目的、效果进行评价。
   
   
    服 务 公 示
   
    城建档案办事流程
   
    1、建设单位报建时,与档案馆签订《建设工程档案报送责任书》。
    2、档案馆不定期地到工地现场或采取其他方式指导工程档案编制工作。
    3、建设单位在工程竣工验收15天前,报请档案馆对工程档案进行专项验收。
    4、工程竣工验收时,档案馆到场检查档案整改完善情况。
    5、工程竣工验收备案后,建设单位向档案馆报送一套完整的档案原件和声像资料及电子档案。
    6、档案馆接收审核档案,出具《建设工程档案接收证明书》,作为建设单位办理产权证的依据。
   
    建设工程档案专项验收业务流程
   
   
   
    服务效能监察制度
   
    1、成立城建档案效能鉴定小组,龚坤同志任组长,陈颖、周莹、何吉为组员,负责对《城建档案报送责任书》的签订、档案收费、业务指导、接待查询服务等办理过程进行效能监察。
    2、效能监察的目的,在于保障各项规章制度的落实,促进每位工作人员积极性的充分发挥,提高工作效率,提升档案馆的全面服务水平。
    3、效能监察的主要内容:档案接收报送时限、数量、档案收费过程、查询服务态度、首问负责制落实、办事效率、安全卫生、文明服务和廉政建设等。
    4、效能监察的方法和手段,采用现场询问,填写反馈表,电话回访,走访,收集群众意见,本馆评议,自我查找,阶段总结等,以及时发现问题。
    5、效能监察结果的处置,对效能监察中发现的问题,监察小组及时介入,视情节轻重,或戒勉谈话,或下达书面通报,或作出更严肃的处理,与年度考核挂勾。
    6、建立效能监察档案,作出其他考核参考的依据。
 
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