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靖江市城建档案馆规范化服务细则

    为了增强服务意识,改善投资环境,提高办事效率,进一步深化文明行业创建活动,促进三个文明建设协调发展,根据市建设局工作部署,我馆决定在重点工程项目服务责任制的基础上,进一步深化、细化业务指导工作和档案利用工作的服务规范,使工作制度化、程式化,实现高效、有序的规范服务。运用全息理论原理,将城建档案工作辐射到城市建设的每一个方面、每一个环节,发挥我馆创建文明单位效应。为此我馆物制定工程档案业务指导和档案利用规范化服务细则如下:
   
    一、工程档案业务指导规范化服务细则
   
    1、建立与重点工程相适应的服务机制,确立快速、有效、质量、奉献的业务指导服务目标。对在建的工程实行目标管理、责任落实到人。
   
    2、对在建工程必须进行3次以上的业务指导。工程开工前、工程中间验收前、竣工验收前三个阶段都必须进行业务指导。对工程的业务指导要填写《工程档案服务联系单》,有关人员要签字,档案责任人业务指导时要持有相关证件。
   
    3、工程前期档案业务指导。档案责任人要告知建设单位《建设工程质量管理条例》、《江苏省工程建设管理条例》、《江苏省城建档案管理办法》工程档案报送规定、国家标准《建设工程文件归档整理规范》内容、江苏省建设工程档案专项验收标准、要求和业务指导服务规范,并和建设单位签定《建设工程档案报送责任书》,同时档案责任人要了解工程进度情况,指导落实建设单位档案工作,审查工程前期文件材料的完整情况。
   
    4、工程施工阶段业务指导。档案责任人参加工程中间预验收,审查工程应形成的档案资料完整情况,提出档案整改意见,落实档案专项验收时间和竣工图编制工作。
   
    5、工程档案专项验收。工程档案专项验收应在工程验收十五日前进行。档案责任人根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》全面审查档案齐全情况,审查竣工图编制质量,提出整改意见,出具《江苏省建设工程档案专项验收意见》。
   
    6、档案责任人参加工程竣工验收,检查档案整改情况,组织档案报送工作。
   
    7、建设单位在工程竣工验收结束后,及时向城建档案馆报送档案资料,城建档案馆在建设单位报送之日起3日内复查档案的完整、准确、规范情况,按照规定办理档案接收手续,出具《建设工程档案接收证明书》。
   
    二、档案利用规范化服务细则
   
    1、为了向公众提供快速、准确、便捷的档案利用服务,制定本服务规范。
   
    2、接待档案利用者,首先规范用语进行问候,询问利用者的利用目的和利用原因。(主要是查明档案利用是否属于资质审查范围)。
   
    3、根据不同的利用目的,要求利用者出示相关的证件。(利用一般档案,只需出示身份证或单位介绍信;属于控制利用范围的,需根据档案资质审查制度,出示相关证件,如产权证、购房协议、执法证、法院、检察院工作证等;律师查阅档案的,除查看律师证外,还需查看办案委托书)。
   
    4、请利用者填写查阅登记表。
   
    5、根据查阅目的和利用者提供的查阅线索,对已入库的档案通过计算机进行查询(要熟悉本馆哪些档案已经输入计算机);已接收,但还没有进行系统整理的档案,可进入业务指导科的数据库进行查询。
   
    6、对没有录入计算机的档案,进行手工查询,如利用者无查找能力,接待人员应帮助进行查找。利用者自己查询的,接待人员给利用者提供合适的分类目录,并讲明查询方法,昼量缩短查询时间。
   
    7、调阅档案提供给利用者,讲明查阅档案时的注意事项。
   
    8、接待人员在档案利用过程中,或在阅档室进行监督,或打开监视器进行观察。
   
    9、对查阅的档案进行复制。对利用完毕的档案进行检查,看是否缺页、破损、涂改现象。
   
    10、按照收费标准收取费用。
   
    11、在利用者缴费后,将档案复制件交给利用者,作为凭证的档案复制件,加盖档案馆印章。
   
    12、利用者没有查到所需档案的,做好解释工作,并提供进一步查询线索。
   
    13、请利用者填写反馈意见表,对我们的工作进行评价。
   
   
   
   
   
二OO六年六月
 
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